單證對(duì)于單證員來(lái)說(shuō)是非常重要的，無(wú)論是工作進(jìn)行到哪一個(gè)步驟，只要沒(méi)有完全結(jié)束，都必須保證單證的完整性，一個(gè)單證的缺失可能會(huì)影響整個(gè)流程的進(jìn)度，導(dǎo)致整個(gè)結(jié)果發(fā)生改變。那么當(dāng)發(fā)現(xiàn)單證遺失時(shí)，到底應(yīng)該怎么做呢?

單證的遺失，可能是由于出口商制作和保管單證不善贊成的，也可能是單據(jù)在交付郵政或快遞公司的轉(zhuǎn)遞過(guò)程中遺失的。目前，我國(guó)對(duì)郵政及快遞公司遺失文件的賠償制度尚不完善，一般以郵資的若干倍來(lái)計(jì)算，這通常不起作用。而外貿(mào)單證的特殊性使得這個(gè)賠償數(shù)額無(wú)論多少也不濟(jì)事。因此，發(fā)生類似事情的時(shí)候，追究責(zé)任意義不大，關(guān)鍵還是靠自己去盡力補(bǔ)救。

首先要防患于未然，企業(yè)內(nèi)部建立起比較清晰的單證制作流程和傳遞方式。業(yè)務(wù)員自己繕制保管的單證，要注意歸檔管理。老業(yè)務(wù)員喜歡在交易確立以后就及時(shí)制作客戶檔案，列明所需單證、辦理時(shí)間和單證收取記錄，這是個(gè)很好的經(jīng)驗(yàn)。公司有專門的單證員，他們有自己的管理方式，單證員自己有記錄冊(cè)，還有與業(yè)務(wù)員建立起單證交接登記本，避免轉(zhuǎn)交過(guò)程中的“真空”缺漏。

所有的單據(jù)，都復(fù)印一份，可以用復(fù)印件處理的盡量用復(fù)印件處理，保留正本以備萬(wàn)一出紕漏時(shí)可以隨時(shí)補(bǔ)救。

發(fā)現(xiàn)單證遺失后，要第一時(shí)間處理。屬于自己繕制的發(fā)票裝箱單等，即刻補(bǔ)制，若屬于國(guó)家機(jī)構(gòu)或第三方出具的，及時(shí)通知出具人，及時(shí)辦理補(bǔ)單手續(xù)。詳細(xì)如下：

報(bào)關(guān)單據(jù)的遺失

發(fā)票等單據(jù)在報(bào)關(guān)前遺失的，盡量自己補(bǔ)發(fā)并快遞給報(bào)關(guān)代理人。如果是長(zhǎng)期合作的報(bào)關(guān)代理人，不妨預(yù)先留幾份空白簽章，以便急需時(shí)由報(bào)關(guān)代理人幫忙填寫。這在外貿(mào)操作中比較常見(jiàn)。但這樣做的風(fēng)險(xiǎn)比較大，存在著報(bào)關(guān)代理人私用于偽造單據(jù)的可能。隨付報(bào)關(guān)的核銷單遺失，必須將所遺失的核銷單立即報(bào)告外匯管理局，登記作廢，再另外提交申請(qǐng)開(kāi)具一份核銷單。

單證員考試涉及的內(nèi)容很多，特別是關(guān)于單證繕制的內(nèi)容，想要考試單證員的小伙伴一定要做好準(zhǔn)備。想要了解更多單證員考試相關(guān)內(nèi)容，請(qǐng)持續(xù)關(guān)注幫考網(wǎng)!